Werking

Hoe vaak vergadert de Gecoro en wie bepaalt dit?

Het decreet bepaalt dat de Gecoro minimaal twee keer per jaar vergadert. In de praktijk komt de commisie soms tot twee keer per maand samen, bijvoorbeeld als ze een advies voorbereidt over het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan. Als er geen procedures lopen of als de Gecoro zelf geen initiatieven neemt, ligt dit ritme lager.

De Gecoro wordt bijeengeroepen door de voorzitter of de ondervoorzitter. Het college of de gemeenteraad is daartoe niet bevoegd.

end faq

Aan welke spelregels moet een Gecoro-lid zich houden?

Die werden vastgelegd in een door de Vlaamse regering opgestelde Deontologische Code. De leden bespreken die best samen, bij voorkeur kort na de vorming van de Gecoro. Ze kunnen deze gedragscode verder preciseren en verscherpen, zonder aan de essentie te raken.

Welke rol speelt het huishoudelijk reglement?

Het huishoudelijk reglement regelt de wijze van agenderen en uitnodigen, de manier waarop binnen de Gecoro informatie verspreid en opgevolgd wordt, hoe adviezen worden geformuleerd, hoe met minderheidsstandpunten wordt omgegaan, enz. Het is een document dat de Gecoro zelf opstelt, met eenparigheid van stemmen goedkeurt en daarna aan de gemeenteraad voorlegt.

In principe kan de gemeenteraad dat voorstel van huishoudelijk reglement alleen maar goed- of afkeuren. In het laatste geval maakt het zijn opmerkingen over aan de Gecoro, die het reglement aanpast en opnieuw indient. Ook voor de wijzigingen is binnen de Gecoro eenparigheid van stemmen vereist.

Bestaat er een modeltekst van het huishoudelijk reglement?

Artikel 10 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 bevat de minimaal verplichte inhoud van het huishoudelijk reglement. Een uitgewerkte modeltekst bestaat niet, maar nogal wat steden en gemeenten plaatsten hun Gecoro-reglement op de eigen website. Via de zoektermen 'gecoro' en 'huishoudelijk reglement' zijn die makkelijk terug te vinden.

Tip Vraag is hoe de Gecoro in de praktijk wil functioneren. Het antwoord hierop bepaalt de inhoud van het huishoudelijk reglement en verklaart waarom dit van Gecoro tot Gecoro verschilt.

Hierna enkele algemene tips:

• Wat in het decreet of in het besluit van de Vlaamse Regering over de Gecoro's staat hoeft niet herhaald te worden in het huishoudelijk reglement. Dat is dubbelop en het leidt alleen maar tot verwarring. Wat wel nuttig en zinvol is: een bijlage bij het reglement voegen met daarin kopieën van de belangrijkste regels. Meer bepaald uittreksels uit het decreet (art.1.3.3 VCRO) en het uitvoeringsbesluit (vb. hoofdstuk II en III).
• Sommige Gecoro's nemen in hun huishoudelijk reglement een bepaling op die de commissie in staat stelt om, buiten de vergaderingen om, beperkte 'technische' beslissingen te nemen. Dit door die bevoegdheid te delegeren naar de voorzitter (in overleg met de secretaris).
• Ook de aanstelling van een waarnemend voorzitter voor het geval de voorzitter of de ondervoorzitter verhinderd of te laat is, kan via het huishoudelijk reglement geregeld worden. Bijvoorbeeld door te bepalen dat het oudst aanwezige lid tijdelijk de voorzitterstaken waarneemt.

end faq

Wanneer is er sprake van belangenvermenging?

Als een Gecoro-lid, de partner waarmee hij wettelijk samenwoont of een van zijn verwanten tot in de tweede graad persoonlijk belang heeft bij een bepaald advies, ontstaat automatisch een schijn van belangenvermenging.

Als er twijfel bestaat over de onpartijdigheid van een of meer Gecoro-leden, laten die zich bij de bespreking van en de stemming over het agendapunt best vervangen. Redelijke twijfel is al voldoende, de belangenvermenging moet niet concreet bewezen worden. Dat de betrokkene zijn persoonlijk belang boven dat van de gemeente stelt, moet niet aangetoond worden.

Zo onthoudt een advocaat, architect of notaris die lid is van de Gecoro zich best bij het behandelen van een advies over een aanvraag , ook al heeft het lid geen rechtstreeks, actueel of in geld waardeerbaar belang in het concrete dossier. Ook ruimtelijk planners die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opmaak van een plan van aanleg, gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan of gemeentelijk ruimtelijk structuurplan, kunnen wel toelichting verstrekken en een bijdrage leveren aan de bespreking, maar moeten zich onthouden en de vergaderruimte verlaten bij de beraadslaging en eventuele stemming over een advies met betrekking tot dat plan.

In welke situaties laat een Gecoro-lid zich best vervangen of neemt hij niet deel aan de bespreking, de beraadslaging of de stemming?

De Deontologische Code geeft hiervan een aantal concrete voorbeelden:

Een advocaat, architect of notaris neemt niet deel aan de bespreking van bouwaanvragen. Ook niet als hij zelf op geen enkele manier bij het dossier in kwestie betrokken is. Een ruimtelijk planner die verantwoordelijk is voor de opmaak van een plan van aanleg of een gemeentelijk ruimtelijk uitvoerings- of structuurplan mag toelichting verstrekken bij dit plan en aan de bespreking deelnemen. Bij de beraadslaging en de stemming over het advies moet hij evenwel de vergadering verlaten. Een concurrent van een architect of een ruimtelijk planner mag de bespreking van een project van een professionele collega niet aangrijpen om ongefundeerde kritiek te uiten of om het dossier te dwarsbomen. In deze situatie is het soms beter om geen standpunt in te nemen en geen stem uit te brengen.

Wat valt niet onder verboden belangenvermenging?

Strikt genomen hebben alle inwoners van een gemeente belang bij de ontwikkeling van een gemeentelijk ruimtelijk structuurplan. Maar in dit geval gaat het om een collectief belang dat een Gecoro-lid deelt met vele anderen. Van verboden belangenvermenging kan hier dan ook geen sprake zijn.

Dat is evenmin het geval als een Gecoro-lid binnen de perimeter van een ontwerpplan woont. Als dit plan hem geen persoonlijk voor- of nadeel oplevert, mag hij gewoon aan de bespreking deelnemen.

Wanneer moet een medewerker van een bureau zich laten vervangen?

Planners die voor het bureau werken dat een aan de Gecoro voorgelegd plan opmaakte hebben er persoonlijk belang bij dat dit goedgekeurd wordt. Als hun plan besproken wordt, moeten ze zich dan ook laten vervangen.

Vraag is of dit ook geldt voor de medewerker van een concurrerend bureau. Die zou immers belang kunnen hebben bij een negatief advies. Toch lijkt het wat vergezocht om hem daarom meteen van partijdigheid te verdenken. Het persoonlijk belang is in dit geval niet van die aard dat het een objectief oordeel in de weg staat.

Hoe wordt de vervanging praktisch geregeld?

Het Gecoro-lid verontschuldigt zich en verlaat de zaal als het agendapunt aangesneden wordt. Daarop neemt de vervanger zijn plaats in. De secretaris noteert de vervanger in het verslag van de vergadering.

Tip Vergeet niet dat ook de echtgenoot van het Gecoro-lid of een van zijn verwanten tot in de tweede graad persoonlijk belang kan hebben bij een advies. Stel dat de partner van een Gecoro-lid heeft meegewerkt aan een plan. Dan moet het lid zich bij de bespreking van dat plan laten vervangen.

end faq

Hoe wordt het secretariaat van de Gecoro georganiseerd?

Elke Gecoro heeft zijn vaste secretaris. Die is geen lid van de commissie. De secretaris mag niet aan de beraadslaging of de stemming deelnemen, maar wel informatie verstrekken over de dossiers.

Zijn belangrijkste taken:

• Opstellen en versturen van de agenda.
• Beknopt situeren en toelichten van de agendapunten en het eventuele standpunt van de gemeenteraad.
• Vragen van commissieleden beantwoorden.
• De commissie op fouten of vergetelheden wijzen.
• Het verslag van de vergadering maken.

Moet de secretaris een gemeentelijk ambtenaar zijn ?

Meestal is de stedenbouwkundig ambtenaar van de gemeente tegelijk secretaris van de Gecoro, maar dat is geen wettelijke verplichting. Als geen enkele ambtenaar zich kan of wil vrijmaken, mag de gemeente een beroep doen op een externe secretaris.

Tip Of hij nu van binnen of buiten de gemeente komt, de Gecoro-secretaris kan pas efficiënt functioneren als de administratie hem ondersteunt. En dit niet alleen bij de voorbereiding van de dossiers en het uitnodigen van de leden. Zo schakelen sommige gemeenten een personeelslid in dat de secretaris bijstaat tijdens de vergadering, notities neemt en het verslag maakt.

Wat als de voorzitter op het laatste moment verhinderd is?

Het decreet laat toe dat de gemeenteraad een ondervoorzitter benoemt, die de voorzitter bij afwezigheid vervangt. Gebeurt dat niet of is ook die ondervoorzitter verhinderd, dan kan er in principe niet vergaderd worden en wordt een nieuwe datum vastgelegd.

Tip Enig pragmatisme is hier wel op zijn plaats. Stel dat er al iemand uitgenodigd werd om toelichting te geven bij een dossier. Dan is het verdedigbaar dat de Gecoro tijdelijk een waarnemend voorzitter aanstelt en de vergadering zoals gepland laat doorgaan. Dit met toestemming van de voorzitter en op voorwaarde dat het slechts incidenteel gebeurt en er geen belangrijke dossiers op de agenda staan. Wat ook kan: de beraadslaging en de stemming uitstellen tot de volgende vergadering.

end faq

Wie mag de vergaderingen bijwonen en welke inbreng mag hij hebben?

De vergaderingen van de Gecoro zijn in principe niet-openbaar. De personen die de vergaderingen mogen bijwonen zijn vastgelegd in de regelgeving. Ook de inbreng van de aanwezigen is gereglementeerd. Onderstaand schema verduidelijkt dit:

	vergadering	Aanwezigheid vergadering	Bespreking		Beraadslaging		stemming
			bijwonen	deelname	bijwonen	deelname	bijwonen	deelname
burger	openbaar	JA	JA	NEE	JA	NEE	JA	NEE
	niet-openbaar	NEE	NEE	NEE	NEE	NEE	NEE	NEE
externe deskundige	openbaar	JA	JA	JA	JA	NEE	JA	NEE
	niet-openbaar	JA	JA	JA	NEE	NEE	NEE	NEE
afgevaardigde politieke fractie	openbaar	JA	JA	JA	JA	NEE	JA	NEE
	niet-openbaar	JA	JA	JA	NEE	NEE	NEE	NEE

Wie roept bij afwezigheid van een Gecoro-lid zijn plaatsvervanger op?

Dat is niet de taak van het secretariaat. Het effectief lid waarschuwt zijn plaatsvervanger dat hij verhinderd is, en bezorgt hem alle noodzakelijke documenten.

Mogen plaatsvervangers aanwezig zijn op de Gecoro-bijeenkomsten?

In verschillende gemeenten leeft de vraag om plaatsvervangers goed op de hoogte te houden van de werkzaamheden van de gecoro. Plaatsvervangers mogen steeds aanwezig zijn, ook als het effectief lid aanwezig is, maar dan moet dit wel uitdrukkelijk geregeld zijn.

Dit kan door in het huishoudelijk reglement te bepalen dat de plaatsvervangers elke vergadering als externe deskundige worden uitgenodigd. Dit kan ook elke vergadering keer op keer worden bepaald. Die beslissing wordt dan opgenomen in het verslag.

De plaatsvervangers worden zolang het effectief lid aanwezig is, dus beschouwd als extern deskundige. Ze mogen deelnemen aan het informatieve gedeelte, maar niet deelnemen aan de beraadslaging of stemming. Ook aanwezig zijn bij de beraadslaging of stemming mag niet, tenzij (ook) dit deel van de vergadering voor iedereen openbaar wordt gehouden. Een schema van wie wanneer aanwezig mag zijn of mag deelnemen lees je hier. Die ook art. 8 van het uitvoeringsbesluit over de organisatie en werking van de adviesraden ruimtelijke ordening (te raadplegen op https://omgeving.vlaanderen.be/decreten-en-uitvoeringsbesluiten): “De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden met toepassing van het derde lid. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.”

Als plaatsvervangers aanwezig zijn is het des te belangrijker dat de voorzitter zeer goed de hand houdt aan de agenda van de vergadering, en duidelijk maakt wanneer de toelichting en bespreking stopt en wanneer de beraadslaging en stemming begint. Op dat moment moeten immers de plaatsvervangers (als het effectief lid ook aanwezig is) de vergadering verlaten (als ze niet openbaar is), dan wel zich onthouden van elke verdere tussenkomst in de vergadering.

Andere manieren om plaatsvervangers op de hoogte te houden zijn bijvoorbeeld het versturen van de verslagen van de gecoro naar de plaatsvervangers of de effectieve leden vragen zélf hun plaatsvervanger op de hoogte te houden.

end faq

Hoe wordt een advies opgebouwd?

Elke Gecoro bouwt zijn adviezen naar eigen inzicht op. Naargelang het type advies verschilt automatisch de opbouw. Zo zal een advies over de herontwikkeling van de kern van een gemeente strategischer van aard zijn dan een advies over een ontwerp van ruimtelijk uitvoeringsplan. Los daarvan streeft de Gecoro naar duidelijkheid en samenhang. Inhoudelijk vergelijkbare adviesaanvragen worden op een vergelijkbare manier behandeld en beantwoord.

Ter inspiratie hierbij drie praktijkvoorbeelden van degelijk onderbouwde en zorgvuldig geformuleerde adviezen:

Tip Een onvoldoende weerlegging van bezwaren kan na een procedure bij de Raad van State aanleiding geven tot de volledige vernietiging van een ruimtelijk uitvoeringsplan. Enkele tips om dit te voorkomen:

• Het advies moet een afdoend, in een begrijpelijke taal gesteld antwoord geven op het ingediende bewaarschrift. Dit kan zowel onder de vorm van een individuele stellingname als via een verwijzing naar een bestaande richtlijn.
• Niet elk bezwaar moet afzonderlijk behandeld worden. De Gecoro mag gelijkaardige bezwaren groeperen. Sommige Gecoro's nummeren de bezwaren en verwijzen in gegroepeerde antwoorden naar die nummering.
• Als het openbaar onderzoek nieuwe inzichten oplevert die aanleiding geven tot de wijziging van het plan, moet dit duidelijk uit het advies blijken.

Binnen welke termijn moet de Gecoro zijn advies uitbrengen?

Die termijnen verschillen naargelang het type document:

ONDERWERP ADVIES	ADVIESTERMIJN	VERLENGING MOGELIJK?	OPMERKING
voorontwerp gemeentelijk structuurplan	onbepaald	-	Termijn moet ‘redelijk’ zijn, maar wordt niet exact bepaald.
ontwerp gemeentelijk structuurplan	60 dagen na einde openbaar onderzoek	ja, 60 dagen	Aanvraag uiterlijk op 30ste dag na beëindiging openbaar onderzoek. Geen expliciete beslissing over verlenging binnen 30 dagen na aanvraag staat gelijk met goedkeuring.
ontwerp ruimtelijk uitvoeringsplan	90 dagen na einde openbaar onderzoek	nee
voorontwerp van stedenbouwkundige verordening	onbepaald	-	De termijn moet ‘redelijk’ zijn, maar wordt niet exact bepaald.
ontwerp van stedenbouwkundige verordening	60 dagen na einde openbaar onderzoek	ja, 60 dagen	Aanvraag uiterlijk op 30ste dag na beëindiging openbaar onderzoek. Geen expliciete beslissing over verlenging binnen 30 dagen na aanvraag staat gelijk met goedkeuring.

Tip Voor adviezen die het college of de gemeenteraad zelf aan de Gecoro vraagt werd decretaal geen termijn vastgelegd. Een redelijke termijn wordt best vooraf bepaald, in overleg met de voorzitter van de Gecoro.

Wat als de Gecoro een vastgelegde adviestermijn niet haalt?

Bij een termijnoverschrijding mag de overheid zelf beslissen of ze de Gecoro uitstel verleent of niet. Doet ze dit niet, dan behandelt de gemeenteraad zelf de opmerkingen en bezwaren waarover de Gecoro advies had moeten uitbrengen.

Tip Wat gebeurt er bij een termijnoverschrijding en hoe regelen we een eventuele verlenging van een adviestermijn? Het is aangewezen om daarover in het huishoudelijk reglement duidelijke afspraken te maken.

Wat als het college een advies van de Gecoro niet overneemt?

De adviezen van de Gecoro zijn niet bindend. Het college mag dus een beslissing nemen die afwijkt van het Gecoro-advies. Dit op voorwaarde dat aan de motiveringsplicht voldaan wordt (zie RvS nr. 195.839, 9 september 2009).

Tip Spreek vooraf af met het college op welke manier het niet volgen van adviezen het best gemotiveerd wordt. Dat schept duidelijkheid en vermijdt conflicten.

Kan een niet-lid inzage krijgen in verslagen en documenten van de Gecoro?

De documenten die de Gecoro behandelt en produceert zijn bestuursdocumenten en vallen dus onder het openbaarheidsdecreet. Iedereen kan er inzage van nemen, een afschrift van krijgen of uitleg over vragen. Alleen omwille van de privacy of het auteursrecht kan een uitzonderingsgrond worden ingeroepen.

Ontwerpteksten vallen niet onder de regel van openbaarheid. De adviezen van de Gecoro zijn dus pas openbaar van zodra ze verstuurd worden naar het college of de gemeenteraad. Aanvragen voor inzage worden best gericht aan de voorzitter of de secretaris van de Gecoro. Het is evenwel de gemeentesecretaris die beslist of een document al dan niet volledig wordt vrijgegeven.

end faq